Jeżeli prowadzimy firmę, to musimy się liczyć z tym, że każdego dnia będą przychodziły różne faktury, które trzeba będzie sprawdzić, zatwierdzić, a następnie opłacić. Przy tak dużej ilości dokumentów, kiedy jeszcze dochodzą innego rodzaju działania związane z prawidłowym funkcjonowaniem firmy, może się okazać, że właściwe nadzorowanie tego wszystkiego będzie niezwykle trudne. Na szczęście są nam proponowane programy, w których prezentowana będzie elektroniczna obsługa faktur kosztowych, a to oznacza, że całe zamieszanie związane z fakturami, będzie znacznie łatwiejsze do ogarnięcia.
Co zyskujemy?
Zanim zdecydujemy się zainwestować w jakiś program, staramy się o nim jak najwięcej dowiedzieć, tak aby mieć pewność, że faktycznie będzie on spełniał nasze oczekiwania i odpowiadał naszym potrzebom.
Dlatego właśnie warto wiedzieć, że decydując się na elektroniczną obsługę faktur kosztowych będziemy mieli możliwość ich automatycznej rejestracji w sekretariacie i ich zeskanowania. Dzięki temu, kiedy faktura zostania wysłana w obieg do sprawdzenia i zatwierdzenia, będziemy wiedzieli, że ona istnieje, nawet jeśli w którymś momencie zniknie nam z oczu.
Co dalej?
W dalszej kolejności taka faktura będzie mogła być przypisana do kontrahenta i zatwierdzona przez osobę, która za daną fakturę jest odpowiedzialna. Wówczas będzie mogła być przeprowadzona jej rejestracja w systemie, a następnie system sam będzie kontrolował, czy taka faktura powinna być już opłacona, czy jeszcze nie, a może pojawiło się na niej opóźnienie i należałoby doliczyć odsetki.
To oznacza, że decydując się na elektroniczną obsługę faktur kosztowych, będziemy mieli wszystko pod kontrolą, żadna faktura już nam nie zaginie, ani nie przeoczymy żadnego terminu zapłaty, co pozwoli nam lepiej dysponować finansami. Warto zobaczyć jak mocno mogą być rozbudowane takie systemy i jak bardzo mogą się różnić poszczególne moduły. Najważniejsze jest to, abyśmy taki system dobrali odpowiednio do naszej firmy, bo czegoś innego będzie potrzebowała mała firma, która ma kilka faktur dziennie, a czegoś innego będzie wymagała duża firma, w której tych faktur będzie i kilkadziesiąt. Im lepiej dopasowany będzie taki program, tym większa będzie szansa, że będzie on spełniał swoją rolę i że faktycznie dzięki niemu będziemy mogli nadzorować to co dzieje się z fakturami.